Begründung:
Die Unterzeichnung von Berichten wie Jahresabschluss, Konzernabschluss und Lagebericht erfolgt derzeit gemäß §§ 242–289 HGB ausschließlich in Papierform mit handschriftlicher Unterschrift durch den Unternehmer oder eine vertretungsberechtigte Person. Diese Praxis ist nicht mehr zeitgemäß und verursacht vermeidbaren Aufwand. Die Erstellung, Prüfung, Unterzeichnung, Aufbewahrung und der Versand der Berichte sind durch manuelle Prozesse gekennzeichnet, was zu einem erheblichen Zeit-, Personal- und Kostenaufwand führt – insbesondere durch parallele Nutzung verschiedener IT-Systeme und anschließender Medienbrüche.
Die bisherige analoge Praxis verursacht:
- hohen Personalaufwand,
- hohen Papierverbrauch,
- unnötige Lagerkapazitäten zur Archivierung,
- Ineffizienzen durch parallele analoge und digitale Prozesse.
Durch die verpflichtende digitale Erstellung, Signatur und Übermittlung von Berichten kann die Effizienz in der Verwaltung deutlich erhöht und gleichzeitig die Umwelt geschont werden.
Fazit: Die gegenwärtige Unterzeichnungs- und Aufbewahrungspraxis ist veraltet und widerspricht dem digitalen Fortschritt. Der Gesetzgeber sollte moderne Lösungen ermöglichen, die Rechtssicherheit mit praktischer Umsetzbarkeit verbinden.
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